Organisaatio

Sisältö ja käyttötarkoitus

Hämeenkyrön kunnan asiakirjajulkisuuskuvaus on kuvaus kunnan tiedoista ja asiakirjoista tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti. Tämän kuvauksen avulla kerrotaan, miten Hämeenkyrössä hallitaan tietoaineistoja, joita syntyy viranomaisen asiankäsittelyssä ja palvelujen tuottamisessa.

Asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tavoista avustaa kuntalaista kohdistamaan tietopyyntönsä. Kuvauksen tavoitteena on auttaa asiakkaita tietopyynnön sisällön yksilöinnissä ja tietopyynnön kohdistamisessa oikealle taholle. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 13 §). Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä.

Mahdollisuus saada tieto siitä, mitä tietovarantoja kunnalla on, palvelee hallinnon avoimuutta.

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta julkisuuslain mukaisesti (621/1999). Julkiseen aineistoon kohdistuvaa asiakirjapyyntöä ei tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista aineistoa koskeva asiakirjapyyntö voi olla vapaamuotoinen ja se voidaan tehdä suullisesti, sähköpostitse tai kirjeitse.

Asiakirjapyyntö tulee yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytyminen helpottuu. Hämeenkyrön kunnan viranomainen voi pyytää asiakirjapyynnön tekijää rajaamaan ja tarkentamaan pyyntöään.

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Asiakirjan pyytäjältä voidaan kysyä lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.

Yhteystiedot tietopyyntöjen tekemiseksi

Hämeenkyrön kunnan asiakirjoihin kohdistuvat tietopyynnöt pyydämme lähettämään Hämeenkyrön kunnan kirjaamoon sähköpostitse (kirjaamo@hameenkyro.fi) tai postitse (kirjaamo, Härkikuja 7, 39100 Hämeenkyrö), josta ne välitetään tarvittaessa eteenpäin kyseiselle palvelualueelle.

Tietoaineiston saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla

Hämeenkyrön kunnan tietoaineistot eivät pääsääntöisesti ole saatavilla avoimesti teknisen rajapinnan avulla. Kunnan verkkosivuilla julkaistaan lakisääteiset ja yleisen tiedonsaannin kannalta kunnan toimintaan liittyvät asiakirjat.

Hakuperusteet

Hämeenkyrön kunnan asiakirjoja tai muita tietoja voidaan hakea asiarekisteristä tai tietojärjestelmistä mm. seuraavilla hakuperusteilla:

  • asiakirjan tai asian nimi
  • diaarinumero
  • kiinteistötunnus
  • henkilön nimi
  • henkilötunnus
  • asian käsittelyvaiheet ja siinä tehdyt päätökset
  • käsittelyprosessin tila
  • asian vireillepanija
  • päätöksentekijä
  • valmistelija
  • puhelinnumero
  • osoite
  • vesimittarin numero
  • alue
  • Y-tunnus
  • henkilönumero
  • rakennustunnus
  • lupanumero
  • päivämäärä.

Tietovarannot

  • Henkilöstöhallinnon tietovarantoa käytetään Hämeenkyrön kunnan työ- tai virkasuhteessa olevien tai muulla tavoin toimeksiantosuhteessa olevien henkilöiden ja heihin liittyvien tietojen tallentamiseen palvelus- tai toimeksiantosuhteen elinkaaren eri vaiheissa. Tietovarannosta vastaava on kunnanhallitus. Tietovarantoon kuuluvat tietojärjestelmät CaseM, Kuntarekry, Populus, Titania. Tietovarannon keskeiset tietoaineiset ovat työsuhdeaineistot ja henkilöstötiedot. Se sisältää henkilöstötietojen, rekrytointitietojen, työajan seurantatietojen, työsopimustietojen ja palkkatietojen tietoryhmiä.
  • Kiinteistötoimen tietovaranto sisältää kiinteistönmuodostukselliset suunnitelmat ja toteutukset maaomaisuuden käsittelystä, omistus- ja muodostumistiedoista sekä näiden oikeuksista ja velvoitteista. Kiinteistötietovarantoa käytetään kiinteistörekisterin ylläpitoon ja siihen liittyvien tehtävien, kuten kiinteistövero- ja kiinteistökauppatietojen hallintaan ja tallentamiseen. Tietovarannosta vastaava on elinympäristölautakunta. Tietovarantoon kuuluvat tietojärjestelmät CaseM, Facta. Tietovarannon keskeiset tietoaineistot ovat asukas-, rakennus- ja huoneistotiedot. Se sisältää asukastietojen, kiinteistötietojen, sopimustietojen tietoryhmiä.
  • Kirjaston tietovaranto sisältää asiakas-, kokoelma- ja toimintatietoja, joita tarvitaan tehtävien toteuttamiseksi. Ne on määritelty kuntien kulttuuritoimintalaissa, kirjastolaissa, museolaissa ja vapaata sivistystyötä sääntelevässä laissa. Tietovarannosta vastaava viranomainen on sivistyslautakunnassa. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmä CaseM. Tietovarannon keskeiset tietoaineistot ovat kirjastopalveluaineistot ja kulttuurimuseopalvelut. Se sisältää asiakastietojen, henkilötietojen, kokoelmatietojen, käyttäjätietojen tietoryhmiä.
  • Liikuntapalvelujen tietovaranto sisältää asiakas- ja toimintatietoa, joita tarvitaan liikuntalaissa kunnan tehtäväksi määriteltyjen palvelujen järjestämiseksi. Lisäksi tietovaranto sisältää tietoa ulkoliikuntapaikoista. Tietovarannosta vastaava viranomainen on sivistyslautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmä CaseM. Tietovarannon keskeiset tietoaineistot ovat asiakasaineistoja. Se sisältää liikuntapalveluiden käyttäjä- ja henkilötietoja.
  • Maankäytön ja kaavoituksen tietovarantoa käytetään maankäyttö- ja rakennuslaissa määriteltyjen tehtävien hoitamiseen. Näitä tehtäviä ovat mm. asema- ja yleiskaavoitukseen, liikennesuunnitteluun sekä yleiseen alueiden käytön suunnitteluun, rakentamisen ohjaukseen ja valvontaan sekä kuntien ja maakuntien väliseen yhteistyöhön liittyvät toimenpiteet, suunnittelu ja kehittäminen. Tietovarannosta vastaava on elinympäristölautakunta. Tietovarantoon kuuluvat tietojärjestelmät CaseM, Facta, Notto. Tietovarannon keskeiset tietoaineistot ovat kaavoitus- ja tonttitiedot. Se sisältää rakennus- ja sopimustietojen tietoryhmiä.
  • Nuorisotyön tietovaranto sisältää asiakas- ja toimintatietoa, joita tarvitaan nuorisolaissa kunnan tehtäväksi määriteltyjen palvelujen järjestämiseksi. Tietovarannosta vastaava viranomainen on sivistyslautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmä CaseM.
  • Opetuksen ja koulutuksen tietovarantoa käytetään opetuksen ja koulutuksen järjestämiseen. Lisäksi se sisältää oppilas- ja opiskelijahuollon tiedot opiskeluhuoltolain edellyttämiin asioihin. Tietovarannosta vastaava on sivistyslautakunta. Tietovarantoon kuuluvat tietojärjestelmät Aura, CaseM, Kurre, Primus, Wilma. Tietovarannon keskeiset tietoaineistot ovat opetuksen perustiedot ja suoritetiedot. Se sisältää opetuksen oppilastietojen, suoritetietojen ja huoltajien tietojen tietoryhmät.
  • Rakennusvalvonnan tietovarantoa käytetään rakentamiseen liittyvien lupien, toimenpiteiden ja tarkastusten hoitamiseen sekä rakentamiseen liittyvän ohjauksen ja neuvonnan toteuttamiseen. Tietovarannosta vastaava on elinympäristölautakunta. Tietovarantoon kuuluvat tietojärjestelmät CaseM, Facta, Lupapiste.
  • Siivous- ja ruokahuollon tietovarantoa käytetään kaupungin järjestämien ateria- ja siivouspalvelujen tuottamiseen. Tietovarannosta vastaava on elinympäristölautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmä CaseM.
  • Sosiaalihuollon tietovarantoa käytetään kunnan sosiaalihuollon lakisääteisten tehtävien järjestämiseen ja valvontaan. Se sisältää lakisääteisten ja kunnan päättämien sosiaalipalvelujen hoitamisessa tarvittavat tiedot. Tietovarannosta vastaava on perusturvalautakunta. Tietovarantoon kuuluvat tietojärjestelmät CaseM, Effica, Lifecare.
  • Taloushallinnon tietovarantoa käytetään kaupungin yhteisen taloushallinnon hoitamiseen sekä talouden suunnitteluun, ennustamiseen, raportointiin ja analytiikkaan. Tietovarannosta vastaava on kunnanhallitus.
  • Tietohallinnon tietovarantoa käytetään kunnan tietojärjestelmien ja tietoliikenneverkkojen elinkaaren hallintaan sekä tietojärjestelmien käyttöoikeuksien hallintaan, seurantaan ja raportointiin. Tietovarannosta vastaava on kunnanhallitus.
  • Terveydenhuollon tietovarantoa käytetään kunnan terveydenhuollon lakisääteisten tehtävien järjestämiseen ja valvontaan. Se sisältää lakisääteisten ja kunnan päättämien terveyspalvelujen hoitamisessa tarvittavat tiedot. Tietovarannosta vastaava on perusturvalautakunta. Tietovarantoon kuuluvat tietojärjestelmät CaseM, Effica, Lifecare.
  • Varhaiskasvatuksen tietovarantoa käytetään varhaiskasvatuspalveluiden tuottamiseen. Tietovarannosta vastaava on sivistyslautakunta. Tietovarantoon kuuluvat tietojärjestelmät CaseM, Effica Varhaiskasvatus, Primus, Wilma.
  • Vesi- ja jätevesihuollon tietovaranto sisältyy toimialueen vesihuoltopalveluun liittyvät tiedot. Tietovarannosta vastaava on elinympäristölautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät CaseM, Facta, Vesikanta Plus.
  • Yleishallinnon tietovarantoa käytetään hyvän hallinnon ja erilaisten hallinnollisten velvoitteiden toteuttamiseen sekä johtamisen tukemiseen. Tietovarannosta vastaava on kunnanhallitus, keskusvaalilautakunta ja tarkastuslautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmä CaseM.
  • Ympäristöpalveluiden tietovarantoa käytetään ympäristönsuojelulain velvoittamien tehtävien kuten ympäristölupien ja -tarkastusten hoitamiseen. Tietovarannosta vastaava on elinympäristölautakunta. Tietovarantoon kuuluvat tietojärjestelmät CaseM ja Facta.
  • Yrityspalvelujen tietovaranto sisältää yrityspalveluihin liittyvät tiedot. Tietovaranto sisältää myös elinkeinotoiminnan, markkinoinnin ja matkailun edistämiseen liittyvät tiedot. Maaseutuelinkeinoviranomaisen palveluista Hämeenkyrön kunnan osalta vastaa sopimusperusteisesti Sastamalan kaupunki. Tietovarannosta vastaava on kunnanhallitus.