Organisaatio

Sisältö ja käyttötarkoitus

Hämeenkyrön kunnan asiakirjajulkisuuskuvaus on kuvaus kunnan tiedoista ja asiakirjoista tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti. Tämän kuvauksen avulla kerrotaan, miten Hämeenkyrössä hallitaan tietoaineistoja, joita syntyy viranomaisen asiankäsittelyssä ja palvelujen tuottamisessa.

Asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tavoista avustaa kuntalaista kohdistamaan tietopyyntönsä. Kuvauksen tavoitteena on auttaa asiakkaita tietopyynnön sisällön yksilöinnissä ja tietopyynnön kohdistamisessa oikealle taholle. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 13 §). Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä.

Mahdollisuus saada tieto siitä, mitä tietovarantoja kunnalla on, palvelee hallinnon avoimuutta.

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta julkisuuslain mukaisesti (621/1999). Julkiseen aineistoon kohdistuvaa asiakirjapyyntöä ei tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista aineistoa koskeva asiakirjapyyntö voi olla vapaamuotoinen ja se voidaan tehdä suullisesti, sähköpostitse tai kirjeitse.

Asiakirjapyyntö tulee yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytyminen helpottuu. Hämeenkyrön kunnan viranomainen voi pyytää asiakirjapyynnön tekijää rajaamaan ja tarkentamaan pyyntöään.

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Asiakirjan pyytäjältä voidaan kysyä lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.

Yhteystiedot tietopyyntöjen tekemiseksi

Hämeenkyrön kunnan asiakirjoihin kohdistuvat tietopyynnöt pyydämme lähettämään Hämeenkyrön kunnan kirjaamoon sähköpostitse (kirjaamo@hameenkyro.fi), josta ne välitetään tarvittaessa eteenpäin kyseiselle palvelualueelle.

Tietoaineiston saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla

Hämeenkyrön kunnan tietoaineistot eivät pääsääntöisesti ole saatavilla avoimesti teknisen rajapinnan avulla. Kunnan verkkosivuilla julkaistaan lakisääteiset ja yleisen tiedonsaannin kannalta kunnan toimintaan liittyvät asiakirjat.

Hakuperusteet

Hämeenkyrön kunnan asiakirjoja tai muita tietoja voidaan hakea asiarekisteristä tai tietojärjestelmistä mm. seuraavilla hakuperusteilla:

  • asiakirjan tai asian nimi
  • diaarinumero
  • kiinteistötunnus
  • henkilön nimi
  • henkilötunnus
  • asian käsittelyvaiheet ja siinä tehdyt päätökset
  • käsittelyprosessin tila
  • asian vireillepanija
  • päätöksentekijä
  • valmistelija
  • päivämäärä.

Tietojärjestelmät

Tietovarantoihin liittyvät tietojärjestelmät:

  • asianhallintajärjestelmä
  • asiakastietojärjestelmät
  • HR-järjestelmä
  • Lupapisteen sähköinen asiointi
  • oppilas- ja opiskelijahallintojärjestelmät
  • potilastietojärjestelmät
  • taloushallinnon laskutus- ja arkistointijärjestelmät
  • vesitietokanta
  • väestötietojärjestelmä.

Tietovarannot

  • Elämänlaatupalveluiden tietovaranto sisältää kulttuuriin, kirjastoon, nuorisoon ja liikuntaan liittyvät tiedot.
  • Henkilöstöhallinnon tietovarantoa käytetään Hämeenkyrön kunnan työ- tai virkasuhteessa olevien tai muulla tavoin toimeksiantosuhteessa olevien henkilöiden ja heihin liittyvien tietojen tallentamiseen palvelus- tai toimeksiantosuhteen elinkaaren eri vaiheissa.
  • Kiinteistötoimen tietovaranto sisältää kiinteistönmuodostukselliset suunnitelmat ja toteutukset maaomaisuuden käsittelystä, omistus- ja muodostumistiedoista sekä näiden oikeuksista ja velvoitteista. Kiinteistötietovarantoa käytetään kiinteistörekisterin ylläpitoon ja siihen liittyvien tehtävien, kuten kiinteistövero- ja kiinteistökauppatietojen hallintaan ja tallentamiseen.
  • Maankäytön ja kaavoituksen tietovarantoa käytetään maankäyttö- ja rakennuslaissa määriteltyjen tehtävien hoitamiseen. Näitä tehtäviä ovat mm. asema- ja yleiskaavoitukseen, liikennesuunnitteluun sekä yleiseen alueiden käytön suunnitteluun, rakentamisen ohjaukseen ja valvontaan sekä kuntien ja maakuntien väliseen yhteistyöhön liittyvät toimenpiteet, suunnittelu ja kehittäminen.
  • Opetuksen tietovarantoa käytetään opetuksen järjestämiseen. Lisäksi se sisältää oppilas- ja opiskelijahuollon tiedot opiskeluhuoltolain edellyttämiin asioihin.
  • Rakennusvalvonnan tietovarantoa käytetään rakentamiseen liittyvien lupien, toimenpiteiden ja tarkastusten hoitamiseen sekä rakentamiseen liittyvän ohjauksen ja neuvonnan toteuttamiseen.
  • Siivous- ja ruokahuollon tietovarantoa käytetään kaupungin järjestämien ateria- ja siivouspalvelujen tuottamiseen.
  • Sosiaalihuollon tietovarantoa käytetään kunnan sosiaalihuollon lakisääteisten tehtävien järjestämiseen ja valvontaan. Se sisältää lakisääteisten ja kunnan päättämien sosiaalipalvelujen hoitamisessa tarvittavat tiedot.
  • Taloushallinnon tietovarantoa käytetään kaupungin yhteisen taloushallinnon hoitamiseen sekä talouden suunnitteluun, ennustamiseen, raportointiin ja analytiikkaan.
  • Tietohallinnon tietovarantoa käytetään kunnan tietojärjestelmien ja tietoliikenneverkkojen elinkaaren hallintaan sekä tietojärjestelmien käyttöoikeuksien hallintaan, seurantaan ja raportointiin.
  • Terveydenhuollon tietovarantoa käytetään kunnan terveydenhuollon lakisääteisten tehtävien järjestämiseen ja valvontaan. Se sisältää lakisääteisten ja kunnan päättämien terveyspalvelujen hoitamisessa tarvittavat tiedot.
  • Varhaiskasvatuksen tietovarantoa käytetään varhaiskasvatuspalveluiden tuottamiseen.
  • Vesi- ja jätevesihuollon tietovaranto sisältyy toimialueen vesihuoltopalveluun liittyvät tiedot.
  • Yleishallinnon tietovarantoa käytetään hyvän hallinnon ja erilaisten hallinnollisten velvoitteiden toteuttamiseen sekä johtamisen tukemiseen.
  • Ympäristöpalveluiden tietovarantoa käytetään ympäristönsuojelulain velvoittamien tehtävien kuten ympäristölupien ja -tarkastusten hoitamiseen.
  • Yrityspalvelujen tietovaranto sisältää yrityspalveluihin liittyvät tiedot. Tietovaranto sisältää myös elinkeinotoiminnan, markkinoinnin ja matkailun edistämiseen liittyvät tiedot.