Organisaatio

Sisältö ja käyttötarkoitus

Hämeenkyrön kunnan asiakirjajulkisuuskuvaus on kuvaus kunnan tiedoista ja asiakirjoista tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti. Tämän kuvauksen avulla kerrotaan, miten Hämeenkyrössä hallitaan tietoaineistoja, joita syntyy viranomaisen asiankäsittelyssä ja palvelujen tuottamisessa.

Asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tavoista avustaa kuntalaista kohdistamaan tietopyyntönsä. Kuvauksen tavoitteena on auttaa asiakkaita tietopyynnön sisällön yksilöinnissä ja tietopyynnön kohdistamisessa oikealle taholle. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 13 §). Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä.

Mahdollisuus saada tieto siitä, mitä tietovarantoja kunnalla on, palvelee hallinnon avoimuutta.

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta julkisuuslain mukaisesti (621/1999). Julkiseen aineistoon kohdistuvaa asiakirjapyyntöä ei tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista aineistoa koskeva asiakirjapyyntö voi olla vapaamuotoinen ja se voidaan tehdä suullisesti, sähköpostitse tai kirjeitse.

Asiakirjapyyntö tulee yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytyminen helpottuu. Hämeenkyrön kunnan viranomainen voi pyytää asiakirjapyynnön tekijää rajaamaan ja tarkentamaan pyyntöään.

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Asiakirjan pyytäjältä voidaan kysyä lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.

Yhteystiedot tietopyyntöjen tekemiseksi

Hämeenkyrön kunnan asiakirjoihin kohdistuvat tietopyynnöt pyydämme lähettämään Hämeenkyrön kunnan kirjaamoon sähköpostitse (kirjaamo@hameenkyro.fi) tai postitse (kirjaamo, Härkikuja 7, 39100 Hämeenkyrö), josta ne välitetään tarvittaessa eteenpäin kyseiselle palvelualueelle.

Tietoaineiston saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla

Hämeenkyrön kunnan tietoaineistot eivät pääsääntöisesti ole saatavilla avoimesti teknisen rajapinnan avulla. Kunnan verkkosivuilla julkaistaan lakisääteiset ja yleisen tiedonsaannin kannalta kunnan toimintaan liittyvät asiakirjat.

Hakuperusteet

Hämeenkyrön kunnan asiakirjoja tai muita tietoja voidaan hakea asiarekisteristä tai tietojärjestelmistä mm. seuraavilla hakuperusteilla:

• asiakirjan tai asian nimi
• diaarinumero
• kiinteistötunnus
• henkilön nimi
• henkilötunnus
• asian käsittelyvaiheet ja siinä tehdyt päätökset
• käsittelyprosessin tila
• asian vireillepanija
• päätöksentekijä
• valmistelija
• puhelinnumero
• osoite
• vesimittarin numero
• alue
• Y-tunnus
• henkilönumero
• rakennustunnus
• lupanumero
• päivämäärä.

Tietovarannot

• Asiakirjahallinnon tietovarantoa käytetään lakisääteisten tehtävien hoitamiseen liittyvään asiankäsittelyyn. Tietovarannon keskeiset tietoaineistot on viranhaltijapäätökset, toimielinten päätökset, asiakirja-aineisto, arkistoluettelot, arkistonmuodostussuunnitelma ja tiedonohjaussuunnitelma. Tietovarantoon kuuluvat tietojärjestelmät CaseM ja Helmi-intra. Tietovarannosta vastaava on kunnanhallitus.
• Ateria- ja puhtauspalvelujen tietovarantoa käytetään kunnan järjestämien ateria- ja siivouspalvelujen tuottamiseen. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmä CaseM, Jamix. Tietovaranto sisältää ruokalistat, ruokareseptit, ruokalaskelmat, asiakaskyselyt, omavalvonnan tiedot, palvelutilaukset, toimintaohjeet, erityisruokavaliotiedot. Tietovarannosta vastaava on elinympäristölautakunta.
• Elinkeinopalvelujen tietovaranto sisältää kunnan markkinoinnin ja mainonnan sekä yritystoimintaan liittyvän neuvonnan liittyvät tiedot. Maaseutuelinkeinoviranomaisen palveluista Hämeenkyrön kunnan osalta vastaa sopimusperusteisesti Sastamalan kaupunki. Tietovarantoon kuuluvat tietojärjestelmät CaseM, Hyrrä, Creamailer. Tietovarannosta vastaava on kunnanhallitus.
• Hallintopalvelujen tietovarantoa käytetään hallintopalvelujen tuottamiseen. Tietovarannon keskeiset tietoaineistot on mm. luottamushenkilötiedot, tiedonhallinta, liittymähallinta, viestintä. Tietovarantoon kuuluvat tietojärjestelmät CaseM ja Helmi-intra. Tietovarannosta vastaava on kunnanhallitus.
• Henkilöstöhallinnon tietovarantoa käytetään Hämeenkyrön kunnan työ- tai virkasuhteessa olevien tai muulla tavoin toimeksiantosuhteessa olevien henkilöiden ja heihin liittyvien tietojen tallentamiseen palvelus- tai toimeksiantosuhteen elinkaaren eri vaiheissa. Tietovarantoon kuuluvat tietojärjestelmät CaseM, Flexim, Hilkka, Canon Therefore, Kuntarekry, Populus, Titania. Tietovarannon keskeiset tietoaineiset ovat mm. työsuhdeaineistot ja henkilöstötiedot. Se sisältää henkilöstötietojen, rekrytointitietojen, työajan seurantatietojen, työsopimustietojen ja palkkatietojen tietoryhmiä. Tietovarannosta vastaava on kunnanhallitus.
• Kirjaston tietovaranto sisältää asiakas-, kokoelma- ja toimintatietoja, joita tarvitaan tehtävien toteuttamiseksi. Ne on määritelty kuntien kulttuuritoimintalaissa, kirjastolaissa, museolaissa ja vapaata sivistystyötä sääntelevässä laissa. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmä CaseM ja Aurora. Tietovarannon keskeiset tietoaineistot ovat kirjastopalveluaineistot ja kulttuurimuseopalvelut. Se sisältää asiakastietojen, henkilötietojen, kokoelmatietojen, käyttäjätietojen tietoryhmiä. Tietovarannosta vastaava viranomainen on sivistyslautakunta.
• Liikuntapalvelujen tietovaranto sisältää asiakas- ja toimintatietoa, joita tarvitaan liikuntalaissa kunnan tehtäväksi määriteltyjen palvelujen järjestämiseksi. Lisäksi tietovaranto sisältää tietoa ulkoliikuntapaikoista. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmä CaseM, Julius, Vanderbilt. Tietovarannon keskeiset tietoaineistot ovat asiakasaineistoja. Se sisältää liikuntapalveluiden käyttäjä- ja henkilötietoja. Tietovarannosta vastaava viranomainen on sivistyslautakunta.
• Lukio-opetuksen tietovarantoa käytetään opetuksen ja koulutuksen järjestämiseen. Tietovarantoon kuuluvat tietojärjestelmät CaseM, Primus, Wilma. Tietovarannon keskeiset tietoaineistot ovat opetuksen perustiedot ja suoritetiedot. Se sisältää opetuksen oppilastietojen, suoritetietojen ja huoltajien tietojen tietoryhmät, kuten mm. opintosuunnitelmat, henkilökunnan tiedot, opetusaineisto, opiskelijarekisteri, arviointitiedot, oppilastapaturmien tiedot ja päättö- ja erotodistukset. Tietovarannosta vastaava on sivistyslautakunta.
• Museotoiminnan tietovarantoa käytetään museopalveluiden tuottamiseen. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmä CaseM. Tietovarannon keskeiset tietoaineistot on mm. kokoelmaluettelot, näyttelyaineistot, museotoimintaa koskevat päätökset. Tietovarannosta vastaava on sivistyslautakunta.
• Musiikkitoiminnan tietovarantoa käytetään musiikkiopistopalveluiden järjestämiseen. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmä CaseM. Keskeiset tietoaineistot on mm. ostopalvelusopimus. Vastaava viranomainen on sivistyslautakunta.
• Nuorisopalveluiden tietovaranto sisältää asiakas- ja toimintatietoa, joita tarvitaan nuorisolaissa kunnan tehtäväksi määriteltyjen palvelujen järjestämiseksi. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmä CaseM. Se sisältää mm. asiakastiedot, asiakaskyselyt, esitteet, tiedotusaineisto, tapahtumien, leirien ja kerhojen tiedot, toiminnan suunnittelu- ja seuranta-asiakirjat, nuorisotiloihin liittyvät tiedot. Tietovarannosta vastaava viranomainen on sivistyslautakunta.
• Perusopetuksen tietovarantoa käytetään opetuksen ja koulutuksen järjestämiseen. Tietovarantoon kuuluvat tietojärjestelmät CaseM, Primus, Kurre, Wilma. Tietovarannon keskeiset tietoaineistot ovat opetuksen perustiedot ja suoritetiedot. Se sisältää opetuksen oppilastietojen, suoritetietojen ja huoltajien tietojen tietoryhmät, kuten mm. opintosuunnitelmat, henkilökunnan tiedot, opetusaineisto, opiskelijarekisteri, arviointitiedot, oppilastapaturmien tiedot ja oppilaskohtaisen tuen asiakirjat. Tietovarannosta vastaava on sivistyslautakunta.
• Sisäisen valvonnan tietovarantoa käytetään sisäisen valvonnan toteuttamiseen. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät CaseM, Granite. Se sisältää keskeiset raportit ja sisäisen valvonnan suunnitelmat. Tietovarannosta vastaava on kunnanhallitus.
• Taloushallinnon tietovarantoa käytetään kunnan yhteisen taloushallinnon hoitamiseen sekä talouden suunnitteluun, ennustamiseen, raportointiin ja analytiikkaan. Tietovarantoon kuuluvat tietojärjestelmät CaseM, Facta, Hellewi, Helmi-intra, Julius, Lupapiste, Nomentia, Primus, Visma. Tietovarannosta vastaava on kunnanhallitus.
• Tietohallinnon tietovarantoa käytetään kunnan tietojärjestelmien ja tietoliikenneverkkojen elinkaaren hallintaan sekä tietojärjestelmien käyttöoikeuksien hallintaan, seurantaan ja raportointiin. Tietovarantoon kuuluvat tietojärjestelmät CaseM, Helmi-intra. Tietovarannosta vastaava on kunnanhallitus.
• Tietosuojan tietovarantoa käytetään tietosuojan ja tietoturvan valvontaan ja toteutukseen. Tietovarantoon kuuluvat tietojärjestelmä CaseM ja Helmi-intra. Se sisältää mm. lokitietojen seurannan, tietojen tarkastus- ja korjauspyynnöt, tietosuojaloukkausten käsittelytiedot, tietosuojaohjeistukset, tietosuojaselosteet, tietotilinpäätökset. Tietovarannosta vastaava on kunnanhallitus.
• Tilapalvelujen tietovaranto sisältää kiinteistönmuodostukselliset suunnitelmat ja toteutukset maaomaisuuden käsittelystä, omistus- ja muodostumistiedoista sekä näiden oikeuksista ja velvoitteista. Tietovarantoa käytetään kiinteistörekisterin ylläpitoon ja siihen liittyvien tehtävien, kuten kiinteistövero- ja kiinteistökauppatietojen hallintaan ja tallentamiseen. Tietovarannosta vastaava on elinympäristölautakunta. Tietovarantoon kuuluvat tietojärjestelmät CaseM, Facta, Haahtela. Tietovarannon keskeiset tietoaineistot ovat asukas-, rakennus- ja huoneistotiedot, kuten mm. kameravalvonnan tiedot ja kiinteistöjen huoltotiedot. Se sisältää asukastietojen, kiinteistötietojen, sopimustietojen tietoryhmiä.
• Toimielimien päätöksenteon tietovarantoa käytetään paikallisen demokratian ja lakien ja ohjeistusten mukaiseen päätöksentekoprosessiin. Tietovaranto sisältää toimielimien päätöksenteon ja luottamushenkilötiedot. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmä CaseM. Tietovarannosta vastaava on kukin toimielin omien tietojensa osalta.
• Ulkoisen valvonnan tietovarantoa käytetään ulkoisen valvonnan toteuttamiseen, sidonnaisuusrekisterin ylläpitoon ja tilintarkastukseen. Se sisältää mm. sidonnaisuusrekisterin, arviointitiedot, tilintarkastajien raportit ja tilintarkastuskertomukset. Tietovarantoon kuuluvat tietojärjestelmä CaseM. Tietovarannosta vastaava on tarkastuslautakunta.
• Vaalien tietovarantoa käytetään vaalien toimittamiseen. Tietovarantoon kuuluvat tietojärjestelmät CaseM ja vaalitietojärjestelmä. Tietovaranto sisältää mm. ennakkoäänestysasiakirjat, vaalilautakuntien pöytäkirjat, kunta- ja aluevaalien äänestysliput, vaali- ja äänestysluettelot, tuloslaskelmat ja raportit. Tietovarannosta vastaava on keskusvaalilautakunta.
• Varhaiskasvatuksen tietovarantoa käytetään varhaiskasvatuspalveluiden tuottamiseen. Tietovarantoon kuuluvat tietojärjestelmät CaseM, Effica Varhaiskasvatus, Primus, Wilma. Tietovaranto sisältää varhaiskasvatuksen asiakastiedot. Tietovarannosta vastaava on sivistyslautakunta.
• Vesi- ja jätevesihuollon tietovarantoon sisältyy toimialueen vesihuoltopalveluun liittyvät tiedot. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät CaseM, Facta, Vesikanta Plus. Tietovaranto sisältää mm. asiakastiedot, verkostokartta, käyttöpaikkatiedot, liittymäsopimukset, suunnitelmat, raportit, urakka-asiakirjat ja valvonta-asiakirjat. Tietovarannosta vastaava on elinympäristölautakunta.
• Yhdyskuntatekniikan tietovarantoon kuuluu yhdyskuntatekniikan viranomaistehtävät ja romu- ja hylättyjen ajoneuvon käsittely. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät CaseM, Buildie. Tietovaranto sisältää mm. katu- ja yleisten alueiden suunnitelmat, romuautot ja hylätyt ajoneuvot, urakka-asiakirjat, yksityistieavustukset, yleisten alueiden tiedot. Tietovarannosta vastaava on elinympäristölautakunta.
• Yleisen kulttuuritoiminnan tietovarantoon kuuluu lakisääteiset tehtävät. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmä CaseM. Tietovaranto sisältää mm. kulttuuritapahtumien järjestämiseen liittyvät sopimukset, suunnitelmat ja tapahtumien tiedot. Vastaava viranomainen on sivistyslautakunta.
• Ympäristöpalveluiden tietovarantoa käytetään ympäristönsuojelulain velvoittamien tehtävien kuten ympäristölupien ja -tarkastusten hoitamiseen, rakennusvalvonnan viranomaistehtäviin ja maankäytön tehtäviin. Tietovarantoon kuuluvat tietojärjestelmät CaseM ja Facta, Lupapiste. Se sisältää mm. annetut lausunnot ja esitykset, lupa-asiat, valvonta-asiakirjat, ohjeet, vieraslajitiedot, kaava-aineisto, suunnittelutarveratkaisut ja poikkeamisluvat, rakennusvalvonnan luvat. Tietovarannosta vastaava on elinympäristölautakunta.

Edellinen Arkisto Seuraava Ilmoita väärinkäytöksestä